Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Biasanya dibuat untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi.
Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan sebagai dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Karakteristik informasi yang realible harus memenuhi syarat relevan, tepat waktu, akurat dan lengkap.
Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermafaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :
Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.
SIA terdiri dari 3 subsistem:
Sistem pemrosesan transaksi
mendukung proses operasi bisnis harian.
Sistem buku besar/ pelaporan keuangan
Sistem Penutupan dan pembalikan. Merupakan pembalikan dan penutupan dari laporan yang dibuat dengan jurnal pembalik dan jurnal penutup
menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak
- Mempelajari SIA adalah Hal yang Penting dalam Akuntansi
Dalam Statement of Financial Accounting Concepts No. 2, Financial Accounting Standards Board mendefinisikan akuntansi sebagai sistem informasi. Di dalam standar akuntansi keuangan tersebut juga disebutkan bahwa tujuan utama akuntansi adalah untuk menyediakan informasi yang berguna bagi para pengambil keputusan. Oleh sebab itu, bukanlah hal yang mengherankan apabila Accounting Education Change Commission merekomendasikan bahwa kurikulum akuntansi harus menekankan bahwa akuntansi adalah suatu proses identifikasi, pengembangan, pengukuran, dan komunikasi informasi. Komisi tersebut menyarankan agar kurikulum akuntansi harus dirancang untuk memberi para mahasiswa sebuah pemahaman yang kuat atas tiga konsep dasar berikut:
1.Pemakaian informasi di dalam pengambilan keputusan
2.Sifat, desain, pemakaian, dan implementasi SIA
3.Pelaporan informasi keuangan
- Peran SIA dalam Rantai Nilai (VALUE CHAIN)
Alasan Mempelajari SIA:
1.Karena Informasi sangat dibutuhkan dalam pengambilan keputusan
2.SIA digunakan untuk melakukan kontrol terhadap Aset yang dimiliki organisasi tersebut.
3.Menyiapkan data data keuangan dan non keuangan untuk menjadi informasi yang akurat guna pengambilan keputusan
Peran SIA dalam Rantai Nilai
(VALUE CHAIN)
Pada umumnya organisasi bertujuan menyediakan nilai untuk pelanggan. Hal tersebut membutuhkan pelaksanaan berbagai kegiatan yang berbeda-beda, dan dapat dikonseptualisasikan dalam bentuk rantai nilai (value chain).
Rantai nilai organisasi terdiri dari lima aktivitas utama (primary activities) yang secara langsung memberikan nilai kepada para pelanggannya, yaitu:
1. Inbound logistics
terdiri dari penerimaan, penyimpanan, dan distribusi bahan-bahan masukan yang digunakan oleh organisasi untuk menghasilkan produk dan jasa yang dijualnya.
2. Operasi (operations)
adalah aktivitas-aktivitas yang mengubah masukan menjadi jasa atau produk yang sudah jadi.
3. Outbond logistics
adalah aktivitas-aktivitas yang melibatkan distribusi produk yang sudah jadi ke para pelanggan.
4. Pemasaran dan penjualan
mengarah pada aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan membantu para pelanggan untuk membeli jasa atau produk yang dihasilkan organisasi.
5. Pelayanan (service)
memberikan dukungan pelayanan purna jual kepada para pelanggan.
Organisasi juga melaksanakan berbagai aktivitas pendukung (support activities) yang memungkinkan kelima aktivitas utama tersebut dilaksanakan secara efisien dan efektif. Aktivitas-aktivitas pendukung tersebut dapat dikelompokkan menjadi empat kategori, yaitu:
1. Infrastruktur perusahaan mengarah pada aktivitas-aktivitas akuntansi, keuangan, hukum, dan administrasi umum yang penting bagi sebuah organisasi untuk beroperasi. SIA adalah bagian dari infrastruktur perusahaan.
2. Sumber daya manusia melibatkan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan perekrutan, pengontrakan, pelatihan, dan pemberian kompensasi dan keuntungan bagi pegawai.
3. Teknologi merupakan aktivitas yang meningkatkan produk atau jasa. Contoh: penelitian dan pengembangan, investasi dalam teknologi informasi yang baru, pengembangan Website, dan desain produk.
4. Pembelian (purchasing) termasuk seluruh aktivitas yang melibatkan perolehan bahan mentah, suplai, mesin, dan bangunan yang digunakan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas utama.
2. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SEBAGAI PROSES BISNIS
- Fungsi Yang Dilaksanakan oleh SIA
1) Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai kegiatan bisnis organisasi secara efisien dan efektif.
Menangkap data transaksi pada dokumen-dokumen sumber.
Mencatat data transaksi kedalam jurnal-jurnal, dimana catatan tersebut dibuat secara kronologis dari apa yang telah terjadi.
Posting data dari jurnal-jurnal ke buku besar, yang menyingkat data dengan jenis rekening.
2) Menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan bagi manajemen.
Dalam sistem manual, informasi ini disediakan dalam bentuk laporan kedalam dua kategori utama: Laporan keuangan, Laporan manajerial
3) Menyediakan pengendalian internal yang memadai (cukup). memastikan bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem adalah handal. memastikan bahwa aktivitas bisnis yang dilakukan efisien dan sesuai dengan tujuan manajemen. mengamankan (menjaga) kekayaan organisasi, termasuk data.
- Jenis Informasi Yang di Sediakan Oleh SIA
a) Laporan Keuangan
b) Laporan Manajerial
- Tujuan Pengendalian Internal SIA
Karakteristik sistem pengendalian intern
Kehandalan sistem pengendalian intern harus dilandasi dengan karakteristik dari sistem tersebut yaitu :
•Adanya pendelegasian wewenang kepada petugas tertentu untuk menyetujui transaksi dan penetapan tugas, pengecekan kepada petugas yang lain untuk mengetahui bahwa transaksi telah disetujui oleh petugas yang berwenang.
•Adanya penyelenggaraan akuntansi sedemikian rupa sehingga mudah di cek.
•Adanya pendelegasian secara fisik yang tepat, termasuk penjagaan berganda terhadap aktiva yang dimiliki.
•Adanya perifikasi secara periodik terhadap eksistensi aktiva yang dicatat.
•Memiliki pegawai yang cakap, mempunyai kemampuan dan latihan yang cukup, sesuai dengan tingkat pertanggungjawabannya.
•Adanya pemisahan fungsi penyimpanan aktiva dari fungsi pencatatan, dan dari pelaksanaan transaksi yang bersangkutan.
Pengendalian intern dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Unsur-unsur pengendalian intern dalam siklus pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian akuntansi, yaitu menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan, menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang, kas, persediaan). Untuk merancang unsur-unsur pengendalian akuntansi yang diterapkan dalam siklus pembelian, terdapat tiga unsur pokok yaitu :
a. Organisasi
1.Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan barang.
2.Fungsi pembelian harus terpisah dengan fungsi akuntansi.
3.Fungsi penerimaan barang harus terpisah dengan fungsi penyimpanan barang.
4.Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, penerimaan barang, pencatat utang, dan fungsi akuntansi yang lain.
5.Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, penerimaan barang, pencatat utang, fungsi akuntansi yang lain.
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
1.Surat permintaan pembelian otorisasi oleh fungsi gudang untuk barang digudang, atau oleh kepala fungsi yang bersangkutan untuk barang yang langsung dipakai.
2.Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
3.Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
4.Bukti kas keluar oleh kepala fungsi pencatatan utang atau pejabat yang lebih tinggi.
5.Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian.
6.Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang.
7.Pencatatan terjadinya utang didasarkan atas bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.
8.Pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan memo debit yang didukung dengan laporan pengiriman barang.
9.Pengurangan utang di dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar dan pencatatan di dalam register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi pencatat utang.
10.Pencatatan di dalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi pencatat jurnal.
c. Praktik yang sehat ;
1.Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
2.Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
3.Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan barang.
4.Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
5.Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pengiriman barang.
6.Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.
7.Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan barang jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
8.Fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
9.Terdapat pengecekan, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian di dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
10.Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening control utang di dalam buku besar.
11.Pembayaran faktur dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah kehilangan kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
12.Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.
Pengendalian akuntansi
Pengendalian akuntansi mempunyai tujuan umum yaitu untuk mengendalikan harta perusahaan. Ada dua kategori pengendalian akuntansi, yaitu :
1. Pengendalian secara umum :
Pengendalian akuntansi secara umum untuk keamanan harta perusahaan digolongkan menjadi :
a. Pengendalian organisasi, dapat terjadi apabila ada pemisahan tugas (segregation of duties) dan pemisahan tanggungjawab (segregation of responsibility) yang tegas.
b. Pengendalian dokumentasi; dokumentasi dapat mencatat tentang deskripsi, penjelasan, bagan air, daftar-daftar, cetakan hasil komputer, dan contoh-contoh objek dari sistem informasi. Dokumentasi dapat dikelompokkan ke dalam dua bagian, yaitu:
1.Dokumentasi yang disimpan dibagian akuntansi yaitu dokumen dasar, dokumentasi daftar rekening dan dokumentasi prosedur manual.
2.Dokumentasi yang ada di bagian pengolahan data yaitu dokumentasi prosedur, sistem, program operasi, dan dokumentasi data.
Sumber Referensi:
http://www.ilmu-ekonomi.com/2012/03/pengendalian-intern-dalam-sistem.html
http://darmansyah.blog.esaunggul.ac.id/2013/01/14/mengapa-mempelajari-sia/
http://fhanincredible.wordpress.com/2010/10/09/tinjauan-menyeluruh-sia/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar