Deskripsi Proses Bisnis Dalam Siklus Produksi Sistem Pesanan

A. Dokumen dan Pencatatan dalam Siklus Produksi Pesanan

Dokumen yang dipakai dalam mencatat proses pembuatan baju sesuai pesanan pelanggan adalah:
1. Kartu Harga Pokok (Cost) Pesanan
Kartu ini berguna untuk merekam seluruh biaya yang dikeluarkan untuk menyelesaikan pesanan.
2. Kartu Kerja Karyawan
Kartu Kerja Karyawan berguna untuk merekam kegiatan setiap karyawan.
3. Estimasi Kebutuhan Bahan Baku
Dokumen ini merupakan estimasi kebutuhan bahan baku untuk menyelesaikan pesanan pelanggan.
4. Dokumen Pemakaian Bahan Baku
Dokumen ini digunakan untuk merekam pemakaian bahan baku langsung yang dapat dilacak ke produk tertentu.
5. Blanko Kas Bon
Blanko Kas Bon digunakan untuk mengambil uang dari kasir guna membeli bahan baku sesuai dengan Estimasi Kebutuhan Bahan Baku.
6. Bukti Serah Terima Busana
Dokumen ini berguna untuk merekam transaksi serah terima busana antara bagian produk dengan front office.

B. Proses Bisnis dalam Siklus Produksi Sistem Pesanan

Proses bisnis dalam siklus produksi adalah:
1. Menerima pesanan pelanggan dari bagian front office
Pesanan pelanggan ini tertuang dalam lembar Rancangan Busana. Dalam lembar Rancana Busana tersebut tertera desain baju yang harus dibuat.
2. Kepala Bagian Produksi mulai mengestimasi kebutuhan bahan baku untuk menyelesaikan pesanan tersebut. Kepala Bagian Produksi harus berdiskusi dengan perancang busana (sebagai pihak yang bertanggung jawab untuk memahami permintaan konsumen)agar tidak ada kesalahan dalam membeli bahan baku.
3. Karyawan bagian pembelian mengajukan kas bon ke kasir untuk membeli bahan baku.
4. Karyawan pembelian menyerahkan bahan baku ke bagian produksi.
5. Karyawan bagian produksi mulai mengerjakan pesanan. Setiap karyawan yang terlibat dalam proses produksi akan dicatat dalam Kartu Kerja Karyawan.
6. Setelah pesanan dibuat, busana yang telah diselesaikan diserahkan ke bagian front office.



C. Risiko dan Pengendalian dalam Siklus Produksi Sistem Pesanan
- Risiko yang mungkin terjadi dalam siklus produksi adalah:

1. Ada pesanan yang terlewat tidak dikerjakan.
2. Penghitungan biaya produksi yang tidak akurat sehingga penentuan harga jual setiap pesanan tidak tepat.
3. Membuat produk yang tidak sesuai dengan yang dipesan oleh pelanggan.

- Pengendalian yang dapat diterapkan dalam siklus produksi untuk meminimalkan risiko-resiko tersebut adalah:

1. Lembar pesanan pelanggan yang diteriama dari bagian front office harus diarsip secara terpisah antara pesanan yang sudah mulai dikerjakan dan pesanan yang belum mulai dikerjakan.
2. Bagian produksi harus berdiskusi dengan perancang busana disetiap tahap proses pembuatan busana untuk memastikan tidak ada kesalahpahaman antara perancang busana dan bagian prosuksi.
3. Setiap pembelian bahan baku harus didasarkan pada dokumen estimasi kebutuhan bahan baku.
4. Dokumen estimasi kebutuhan bahan baku harus bernomor urut tercetak. Nomor urut tercetak akan meminimalkan peluang kecurangan dengan memanfaatkan blanko estimasi kebutuhan bahan baku.
5. Setiap pembelian bahan baku harus segera dicatat dalam file pembelian. Untuk kasus produksi berdasar pesanan, file pembelian juga harus merekam nomor pesanan untung memberikan informasi mengenai pembelian tersebut digunakan untuk mengerjakan pesanan yang mana.
6. Jika perusahaan menggunakan komputer dalam merekam data keuangan perusahaan, maka perusahaan perluh melakukan backup data secara rutin. Beberapa tips dalam melakukan backup data yaitu:
a. Sebaiknya, backup dilakukan setiap hari.
b. Gunakan nama backup yang mudah dikenali, misalnya gunakan informasi tanggal untuk membuat backup. Misalanya, backup data

pesanan hari ini (tanggal 10 Juni 2010) akan diberi nama PESANAN10062010.
c. Backup sebaiknya disimpan dalam media terpisah (misalkan CD atau harddisk eksternal).
7. Jika perusahaan menggunakan komputer dalam merekam data keuangan, maka perusahaan dapat menetapkan password untuk karyawan yang berwenang mengakses data. Pastikan password ini hanya diketahui oleh yang berwenang. Password yang menjadi rahasia umum tidak ada gunanya.
8. Untuk meminimalkan virus, perusahaan perluh menetapkan aturan bahwa komputer kantor hanya boleh digunakan untuk kegiatan kantor. Perusahaan seharusnya tegas sejak awal, bahwa karyawan tidak boleh bermain game, ataupun berselancar dengan situs-situs web yang tidak relavan dengan pekerjaan kantor.


D. Informasi yang Dihasilkan dalam Siklus Produksi Sistem Pesanan

Salah satu tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi yang relavan dan tepat waktu. Informasi yang relavan dan tepat waktu akan berguna dalam pengambilan keputusan.

Sistem informasi produksi berdasar pesanan dapat menghasilkan informasi yaitu:

1. Biaya bahan baku setiap produk. Informasi ini berguna dalam perhitungan harga pokok setiap produk yang selanjutnya berguna untuk menentukan harga jual produk.
2. Biaya tenaga kerja langsung untuk setiap produk. Informasi ini juga berguna untuk perhitungan harga poko setiap produk selanjutnya berguna untuk menentukan harga jual produk.
3. Total harga pokok setiap produk. Total harga pokok mencangkup biaya bahan baku setiap pesanan, biaya tenaga kerja langsung setiap pesanan, serta biaya overhead pabrik yang dibebankan setiap pesanan.
4. Daftar pesanan yang sedang dikerjakan. Informasi ini berguna untuk memantau proses penyelesaian setiap pesanan. Pemantauan ini penting untuk memastikan tidak ada pesanan yang terlewat atau terlambat diselesaikan.
5. Daftar pesanan yang telah diserahkan ke front office. Informasi ini berguna untuk melacak busana yang telah diselesaikan. Bagi front office, informasi ini juga berguna untuk menjawab pertanyaan pelanggan terkait dengan pesanan mereka.


Siklus Produksi dan Persedian
Definisi Siklus Produksi dan Persediaan
Siklus produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk, sedamgkan siklus persediaan adalah rangkaian aktivitas bisnis yang berkaitan dengan pengendalian persediaan produk suatu perusahaan.

3 Fungsi SIA dalam Siklus Produksi :
1.Menjelaskan aktivitas siklus produksi serta membahas data mengenai pengumpulan dan proses biaya aktivitasnya.
2.Membahas tujuan pengendalian utama dalam siklus produksi serta mampu mendesain dalam hal mencapai tujuan
3.Mampu secara efektif dan efisien dalam menyimpan serta mengatur informasi yang dibutuhkan dalam membuat keputusan.

Dalam Pembahasan ini Siklus Produksi dan Persediaan terdiri atas :
1.Prosedur pencatatan barang/produk jadi
2.Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual
3.Prosedur pencatatan harga pokok persediaan
4.Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang

Berikut merupakan prosedur pencatatan barang/produk jadi:
1.Bagian produksi membuat Bukti Pengiriman Barang Jadi rangkap 3. Lembar 1 dikirimkan bersama barang ke Bagian Gudang. Lembar 2 dikirimkan ke Bagian Akuntansi. Lembar 3 disimpan sebagai arsip.

2.Bagian Akuntansi menerima Bukti Pengiriman BJ lembar 2 dari Bagian Produksi, kemudian di arsip untuk dijadikan bukti bahwa Bagian Produksi telah menyelesaikan produk jadi dan sudah melakukan pengiriman ke Bagian Akuntansi

3.Bagian gudang menerima barang jadi dan Bukti Pengiriman Barang Jadi lembar 1 dari Bagian Produksi. Berdasarkan Bukti Pengiriman BJ tersebut, Bagian Gudang mengisi Kartu Gudang yang menyatakan bahwa bagian gudang menerima barang jadi sejumlah unit barang jadi yang telah ditransfer oleh bagian produksi.

4.Setelah mengisi kartu gudang, Bagian Gudang meminta tanda tangan (untuk mengetahui produk jadi yang masuk ke Bagian Gudang) ke Bagian Akuntansi.

5.Bagian Akuntansi menerima Kartu Gudang untuk ditanda tangani sebagai bukti penerimaan barang jadi. Setelah itu mengirimkan Kartu gudang yang telah ditanda tangani ke Bagian Gudang.

6.Berdasarkan kartu gudang yang telah ditanda tangani, Bagian Gudang membuat Surat Penerimaan Barang Jadi (SPBJ) rangkap 3. Lembar pertama dikirimkan ke Bagian Akuntansi, lembar 2 dikirimkan ke Bagian Produksi dan lembar 3 disimpan sebagai arsip.

7.Bagian Akuntansi menerima SPBJ lembar 1 dari Bagian Gudang. Berdasarkan SPBJ lembar 1 tersebut, Bagian Akuntansi mengisi Kartu persediaan yang digunakan untuk mengetahui persediaan barang jadi yang telah masuk.

8.Setelah mengisi Kartu Persediaan, Bagian Akuntansi mencatat di Jurnal tentang persediaan barang jadi yang masuk. Setelah itu, memposting ke buku besar, dan dibuatkan neraca saldo dan neraca lajur, jurnal penyesuaian dan Laporan Keuangan. Berdasarkan Laporan Keuangan tersebut, Bagian Akuntansi membuat Laporan Penerimaan Barang Jadi (LPBJ) yang dikirimkan ke Manajer.

9.Bagian Produksi menerima SPBJ lembar 2 dari Bagian Gudang. Berdasarkan SPBJ lembar 2, Bagian Produksi membuat Laporan Penyelesaian Barang Jadi yang dikirimkan ke Manajer.
Berikut merupakan Flowchart dari pencatatan barang/produk jadi: